今日1月23日は「電子メールの日」!

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メール

みなさん。こんにちは。

今日1月23日は「電子メールの日」です。


なぜ、今日が「電子メールの日」なのかというと、

電子メールの機能にまつわる語呂合わせで「いい(1月)ふみ(23日)」だからです。
ちなみにこのごろ合わせは、「良いふみ」と読んだり、「E文」と読んだりします。

電子メールの日は、平成6年に電子メッセージング協議会によって制定されています。

今日は「電子メールの日」にちなんで、「ビジネスメール」についてお話したいと思います。

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仕事ができる人はメールがうまい人



今や社内の連絡や客先の連絡まで切っても切れないツールとなった電子メール。

メールがうまい人は仕事ができると言われています。

何故かというと、メールといえども自分の考えを相手に伝えるという点では会話や電話と同じです。

しかし、会話や電話は相手の表情や雰囲気などをリアルタイムにとらえながら表現を変えていけるので、メールは苦手でも直接話すことは得意と言う人もいるでしょうが、メールは相手の表情が見えない状況で相手のことを想像しながら的確でわかりやすい表現を使うことに使うので、これがうまいということは相手の気持ちになってプレゼンテーションできる能力が高いと言えます。

メールが短く、手早くできる人も仕事ができる人



大量にくるメールをテキパキこなすことができる人も仕事ができる人と言えます。

なぜなら、大量にくるメールを優先順位をつけながら効率良くさばくことができる能力があるということですので、メールに限らず仕事をこなす順番を決めるのもうまく、どうすれば短時間で終わらせることができるのかを熟知しているともいえるので結果的に仕事ができると周りからはそう見えるのです。

「あの人は、すごくたくさん仕事を持っているのに、何故あんなに早くさばけるのだろう?」と疑問に思う人はいませんか?

もしかしたらメールの中にその人が持っているテクニックが隠されているのかもしれません。

私もそれほどテキパキできるわけではないので、これができる人は正直うらやましいですね。

メールをうまくするためのテクニック


1.件名だけで用件がわかるようにする


良くあるのは「~について」などをタイトルにするということですが、タイトルを要件に変えてしまうテクニックです。
これを習慣にすると何かの用事について1問1答形式で回答するクセがつくので要点を短い文で表現することがうまくなります。

2.自分なりのメール文章の型をつくる


これを聞かれたらこう返すなどの、自分なりのパターン型にそれを組み合わせることでメールの内容を書くというテクニックです。

メールをゼロから文章を考えてしまうと時間がかかると思いますが、パターン化してしまうことで考える時間をなくします。
また、パターンのバリエーションが増えれば表現豊かな内容にもなってきます。

3.メールを書く時間を○○分以内と決める


メールが書くのが苦手で時間がかかってしまうという人におススメな訓練方法は、メールを書く時にいつも○○分以内で書き上げると自分で決めることです。

これは「締め切り効果」という心理学を応用した訓練方法で、締め切りを決めないとダラダラしてしまうけど、締め切りが決まっていれば、脳がフル回転して仕事が早くなるというものです。

メールに時間がかかってなおしたいという人には締切効果を活用してみると良いです。

あとがき


今日は「電子メールの日」にちなんで、ビジネスメールのテクニックなどをご紹介させていただきました。

ある調査によると社会人の8割は1通のメールを書きあげるのに5分以上かかる人が8割を占めているそうです。

これらのテクニックを駆使して、電子メールをテキパキさばいてできる人になってみてはいかがでしょうか。

最初はうまくいかないかもしれませんが、それは習慣ができていないだけで、訓練をひたすら続ければかならずできるようになります。

何事もトレーニングですね。

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